Beispiel
Diese Frage kann sich in verschiedenen Situationen stellen:
1) Ein Fachkreisangehöriger schließt mit Bayer in einer Berichtsperiode einen Referentenvertrag. Die für die Tätigkeit notwendigen Flüge werden unmittelbar gebucht. Die Veranstaltung findet jedoch erst in der folgenden Berichtsperiode statt.
2) Ein Sponsoringvertrag für eine Fortbildung wird in einer Berichtsperiode geschlossen, welches erst in der folgenden Berichtsperiode stattfindet.
3) Ein Referent wird für eine Veranstaltung engagiert, die zum Ende einer Berichtsperiode stattfindet. Der Referent stellt die Rechnung erst in der folgenden Berichtsperiode und das Honorar wird auch erst dann gezahlt.
4) Ein Fachkreisangehöriger schließt einen Beratervertrag mit Bayer ab, der eine Dauer von 18 Monaten hat.
Methodische Umsetzung
Wir veröffentlichen die Zuwendungen nach folgenden Regeln:
Für Aktivitäten innerhalb eines kurzen, definierten Zeitraumes (z.B. Kongresse oder andere wissenschaftliche Veranstaltungen) entscheidet das Startdatum dieser Aktivität über den Berichtszeitraum. Im Fall langfristiger Aktivitäten ist das Datum entscheidend, an dem die relevante Rechnung bei Bayer gebucht wird. Spenden werden stets in der Berichtsperiode offengelegt, in der sie ausgezahlt werden.
Sollte eine Rechnung für eine Aktivität, die innerhalb eines kurzen, definierten Zeitraumes stattfindet, nicht früh genug eingehen, um die Zahlung noch in den Bericht aufzunehmen, wird eine solche Zahlung in der folgenden Berichtsperiode offengelegt.
Für die genannten Beispiele ergibt sich somit Folgendes:
1) Da es sich bei der Veranstaltung um eine Aktivität innerhalb eines kurzen, definierten Zeitraumes handelt, werden alle damit verbundenen Zuwendungen in der Berichtsperiode offengelegt, in der die Veranstaltung stattfindet.
2) Da es sich bei der Fortbildung um eine Aktivität innerhalb eines kurzen, definierten Zeitraumes handelt, werden alle damit verbundenen Zuwendungen in der Berichtsperiode offengelegt, in der sie stattfindet.
3) Da der Referent für eine konkrete Veranstaltung engagiert wird, werden relevante Zuwendungen in der Berichtsperiode offengelegt, in der die Veranstaltung stattfindet. Nur wenn Rechnungen (z.B. für das Honorar) zu spät eingehen, um Zahlungen noch zu berücksichtigen, wird die entsprechende Zahlung in der darauffolgenden Berichtsperiode offengelegt.
4) Da es sich bei dem Beraterverhältnis um eine länger andauernde Aktivität handelt, werden relevante Zuwendungen in der Berichtsperiode offengelegt, in der die dazugehörigen Rechnungen bei Bayer gebucht werden.
Sollten sich unsere Regeln ändern, so dass eine Zuwendung nach den vormaligen Regeln im späteren Berichtszeitraum zu veröffentlichen wäre, nach Änderung der Regeln jedoch im früheren Berichtszeitraum, veröffentlichen wir die Zuwendung dennoch im späteren Berichtszeitraum. Auf diese Weise führt eine Änderung unserer internen Regeln nicht dazu, dass eine veröffentlichungspflichtige geldwerte Zuwendung unveröffentlicht bleibt.